A Windows rendszerben valamennyi fájlhoz ikonok rendelődnek. Ennek célja az adott fájlnak vagy típusának könnyebb azonosítása. A programok egyedi ikonokkal rendelkeznek, az adatfájlok pedig olyannal, amilyennel az őket kezelni képes programok. Így pl. mind a Word, mind a vele készített dokumentumok jele alapértelmezés szerint egy kék W betű.
Az ikonokra való kattintással elindítható az általa képviselt program vagy megnyitható a reprezentált dokumentum. Az utóbbi esetben lezajlik az előbbi folyamat is: elindul a megfelelő program és benn ott lesz nyitva az adott dokumentum.